O grupo diretor nomeia um gerente de projeto (conselheiro) para supervisionar cada projeto de validação específico. O grupo gestor é responsável pelos critérios de qualidade e pela formação dos intervenientes no processo de validação.

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Gestor de projeto: Recomenda-se que um estudante e conselheiro de carreira seja responsável pela organização de cada projeto de avaliação, incluindo o recrutamento de participantes, avaliadores e intérpretes. O gerente de projeto é responsável pela organização de todas as sessões e reuniões, bem como pelo registro, administração e manuseio de todos os documentos utilizados durante o processo de validação. O gerente de projeto/estudante e conselheiro de carreira fornecem suporte ao participante em todas as etapas do processo. Isso garante uma abordagem abrangente para o processo de validação. Além da praticidade dessa abordagem, ela permite que o aluno e o conselheiro de carreira lembrem o participante de sua realização quando necessário na entrevista de avaliação. Esta abordagem integrada é essencial devido à vulnerabilidade do grupo-alvo.  Leis e regulamentos relevantes em relação ao manuseio de informações pessoais devem ser seguidos, bem como garantir que o processo de validação siga as diretrizes de qualidade definidas. O gerente de projeto é responsável por garantir que toda a correspondência seja conduzida de forma justa. O gerente de projeto trata e resolve reclamações. 

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Avaliadores: Deve ser um mestre artesão na profissão e/ou professores qualificados na profissão. Eles conduzem entrevistas com os participantes com base em um ponto de referência/padrão definido pelo grupo de direção.  Eles são responsáveis pela avaliação. Os avaliadores frequentam cursos de preparação e devem ser obrigatórios. 

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Participante: Um indivíduo que cumpre os requisitos estabelecidos no processo de validação e participa do processo VPL. O participante pode sair do processo a qualquer momento. 

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Fonte: Leiðarvísir fyrir fagaðila, Raunfærnimatsferlið-mynd