Le groupe de pilotage nomme un chef de projet (conseiller) pour superviser chaque projet de validation particulier. Le groupe de pilotage est responsable des critères de qualité et de la formation des personnes participant au processus de validation.

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Gestionnaire de projet : Il est recommandé qu'un étudiant et conseiller d'orientation soit responsable de l'organisation de chaque projet d'évaluation, ce qui comprend le recrutement des participants, des évaluateurs et des interprètes. Le chef de projet est responsable de l'organisation de toutes les sessions et réunions ainsi que de l'enregistrement, de l'administration et de la gestion de tous les documents utilisés pendant le processus de validation. Le chargé de projet/étudiant et le conseiller d'orientation accompagnent le participant à chaque étape. Cela garantit une approche globale du processus de validation. En plus de l'aspect pratique de cette approche, elle permet à l'étudiant et au conseiller d'orientation de rappeler au participant son accomplissement en cas de besoin lors de l'entretien d'évaluation. Cette approche intégrée est essentielle en raison de la vulnérabilité du groupe cible.  Les lois et réglementations pertinentes en matière de traitement des informations personnelles doivent être suivies et s'assurer que le processus de validation suit les directives de qualité établies. Le chef de projet est responsable de s'assurer que toute la correspondance est menée équitablement. Le chef de projet gère et résout les réclamations. 

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Évaluateurs : Doit être un maître artisan dans la profession et/ou des enseignants qualifiés dans la profession. Ils mènent des entretiens avec les participants sur la base d'un point de référence défini par le groupe de pilotage.  Ils sont responsables de l'évaluation. Les évaluateurs suivent des cours de préparation et devraient être obligatoires. 

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Participant : Une personne qui remplit les exigences énoncées dans le processus de validation et participe au processus VPL. Le participant peut quitter le processus à tout moment. 

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Source : Leiðarvísir fyrir fagaðila, Raunfærnimatsferlið-mynd